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Assistant ou Assistante Administrative

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La Ville de Saint-André recrute pour les services :

  • mi-temps pôle culturel Espace Gérard Philipe- La Grange
  • mi-temps Mairie (vie quotidienne)

Famille de métier : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative

Descriptif de l’emploi : Suivi et gestion des dossiers administratifs des services de l’Espace Gérard Philipe et Vie quotidienne.

Mission globale du poste : Suivi et gestion des dossiers administratifs du service

Activités principales :

1/ Pôle culturel Espace Gérard Philipe – La Grange
Sous l’autorité de la responsable du service :

  • Gestion comptable du service (bons de commandes, factures, assiste la responsable dans l’élaboration et le suivi du budget du service)
  • Gestion des contrats avec les artistes et des conventions (mise à disposition, partenariat…)
  • Gestion du temps de travail des agents du service, des congés, des formations. Assure l’interface avec le service du personnel
  • Traitement des dossiers, saisie et frappe de documents
  • Classement et archivage des dossiers du service
  • Accueil physique et téléphonique
  • Assure le suivi de la billetterie en l’absence de la personne affectée principalement à la billetterie

2/ Vie quotidienne
Sous l’autorité de la DGS :

  • Assure le secrétariat du Maire-Adjoint chargé de la vie quotidienne et de la vie des quartiers (frappe de notes pour les services, courriers, suivi de demandes, prise de RV, organisation de réunion, agenda…)
  • Accueil principalement téléphonique
  • Gestion et suivi du dispositif « voisins vigilants » en lien avec le Maire-Adjoint
  • Gestion des réunions du CLSPD (convocations, comptes rendus des groupes de travail et de la séance plénière…)
  • Gestion de la « Fête des Voisins », suivi des inscriptions, coordination avec les services notamment les services techniques et la communication.
  • Classement et archivage des dossiers du service
  • Secrétariat de la commission environnement- cadre de vie- vie des quartiers, compte-rendu de réunions

Compétences et savoirs requis :

  • maîtrise des logiciels de bureautique
  • connaissance des procédures administratives et de l’environnement des collectivités
  • techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, rédaction de compte-rendu, classement et archivage)
  • qualités relationnelles

Temps de travail : Complet, 35h00 hebdomadaire

Votre candidature est à adresser à Mme Le Maire, 38, avenue Maréchal Leclerc – BP 46 – St-André-Les-Vergers – 10431 Rosières Cedex